Minions huh

Topp 10 spørsmål til medarbeidersamtalen

Hva er det lurt å spørre om i medarbeidersamtalen?

Her er ti gode spørsmål som stilles i medarbeidersamtalen i amerikanske selskaper, i følge nettstedet Soapbox, og de kan nok fungere godt i én-til-én-samtaler her hjemme på berget også:

 #1. Hva opplever du er den største tidstyven i jobben din?
Medarbeidersamtale - Hva er tidstyvene?
Hva er tidstyvene?

Det er ingen overraskelse at folk bruker mye tid på jobben … Ikke bare innrømmer 89% av  arbeidstakerne at de kaster bort mye tid, men tilsynelatende produktive «arbeidsoppgaver» kan faktisk være store tidstyver. For eksempel kaster dine ansatte bort:

  • 2 timer per dag for å komme i gang igjen med arbeidet etter trivielle forstyrrelser og distraksjoner.
  • 1,55 timer per dag i uproduktive møter
  • Kr 10.000 av årslønnen brukes til å rydde bort spam, kr 14.000 på unødvendige e-poster og kr 32.000 på dårlig skriftlig kommunikasjon.
# 2. Er det noe vi burde BEGYNNE å gjøre som team?
Medarbeidersamtale: Hva skal vi begynne, slutte og fortsette med?
Hva skal vi begynne, slutte og fortsette med?

Thomas J. DeLong, professor ved Harvard Business School og forfatter av «Flying Without a Net», mener at de beste spørsmålene for effektiv tilbakemelding er: hva skal jeg begynne å gjøre, hva skal jeg slutte å gjøre, og hva skal jeg fortsette å gjøre.

Dette gjelder like mye for den enkelte medarbeider som for teamet, avdelingen – og hele virksomheten.

# 3. Vil du ha mer eller mindre styring fra meg i jobben din?

Medarbeidersamtaler: Mer eller mindre styring?

Ingen leder ønsker – eller burde ønske – å være en detaljstyrende «micromanager», men kan likevel iblant legge seg for mye opp i hvordan deres underordnede utfører sine arbeidsoppgaver. For en medarbeiderne kan det oppleves vanskelig å be en overaktiv leder om slappe av og holde seg litt mer unna. Dette spørsmålet gir ansatte muligheten til å gi ærlig og konstruktiv tilbakemelding til sine ledere uten frykt for å tråkke på ømme tær.

# 4. Får nok tilbakemelding på arbeidet ditt? Hvis ikke, når og til hva vil du ha mer tilbakemelding?
Medarbeidersamtale: Får du nok tilbakemeldinger?
Får du nok tilbakemeldinger?

Tilbakemeldinger er viktig, men «timingen» – når du gir hvilken tilbakemelding – er like viktig som selve innholdet i det du sier. Å gi omfattende og detaljert tilbakemelding like før deadline er lite produktivt – med mindre det handler om skrivefeil. Å snakke om dette i medarbeidersamtalen sørger for at tilbakemeldingene blir gitt i riktig forum.

# 5. Hvordan kan jeg som leder bidra til å lette arbeidet ditt?
Hvordan gjøre arbeidet ditt enklere?
Medarbeidersamtale: Hvordan gjøre arbeidet ditt enklere?

Mange ledere har opplevd at de ikke er kjent med alt organisasjonen sliter med for å utføre jobben og nå målene.

I sin studie «The Iceberg of Ignorance» konkluderer  Sidney Yoshida med følgende: «Kun 4% av en organisasjons frontlinjeproblemer er kjent av toppledelsen, 9% er kjent av mellomledelsen, 74% av teamlederne og 100% av ansatte … ”

Ifølge teorien er altså 96% av problemene ukjente for toppledere – og de som de kjenner til, er kanskje ikke det de bør fokusere mest på. Dette enkle spørsmålet gir medarbeideren mulighet til å gjøre sin leder en prosent eller to mindre uvitende.

# 6. Er det noe av jobben din hvor du ønsker hjelp eller coaching?

Et godt arbeidsmiljø handler om ledere som hjelper ansatte til å bli bedre, og ansatte som hjelper ledere til å bli bedre. Dette spørsmålet gir åpning for at medarbeideren kan hjelpe sin sjef. En hjelp-meg-hjelp-deg-mulighet.

Er du usikker på om dette er et nyttigspørsmål? Tenk på dette: Google gjorde en studie av sine ledere over flere år. De fant at den eneste sentrale kompetansen som skilte ledere som fikk gode resultater fra dem som leverte dårlig, var coaching og støtte.

Støttende ledelse gir mest salg og best kundeservice, konkluderer  førsteamanuensis Anders Dysvik og professor Bård Kuvaas ved Handelshøyskolen BI . Dette kom frem i en studie de gjennomførte for å se på sammenhengen mellom støtten medarbeideren opplevde de fikk fra sin leder, og de økonomiske resultatene  i en norsk bensinstasjonskjede.

# 7. Får du nok tilbakemeldinger?
Medarbeidersamtale: Vi liker deg også!
Bedre teamsamarbeid?

Svært lik # 4. Generelt er det ikke så lurt å stille ja-/nei-spørsmål som dette i medarbeidersamtalen – med mindre du har svært god kontakt med medarbeideren. Du må være lett på foten for å ta samtalen i konstruktiv retning herfra.

Her er et oppfølgingsspørsmål som kan fungere godt: «Hva slags tilbakemelding er mest verdifull / mangler du?»

# 8. Hvordan kan vi forbedre samarbeidet i avdelingen eller teamet?
Medarbeidersamtale: Hvordan forbedre samarbeidet?
Hvordan forbedre samarbeidet?

De fleste ledere sier at den vanskeligste delen av jobben er «menneskeproblemer». Vi mennesker er komplekse, så det kan være vanskelig å finne årsaken til alle problemene, men en ting er sikkert: Du har større mulighet til å løse dem hvis du inkluderer medarbeiderne i samtalen.

Å gi anledning for deg og dine medarbeidere til å snakke åpent om hvordan dere kan jobbe bedre sammen, kan hjelpe deg å avdekke reelle eller potensielle problemer. Men husk: De største problemene medarbeiderne opplever kan handle om deg, så vær veldig oppmerksom på hva de sier eller forsøker å si!

# 9. På en skala fra 1 til 10, hvor lykkelig er du på jobben?
Medarbeidersamtale: Hvor godt trives du på jobben?
Hvor godt trives du på jobben?

Dette er et godt spørsmålet, ikke på grunn av spørsmålet selv, men fordi det gir mulighet for gode oppfølgingsspørsmål.

Hvis medarbeider svarer med «uhm … Jeg vil si  7», kan ditt oppfølgingspørsmål være: «Hvordan får vi deg til en 8’er?» Det handler ikke om å på magisk vis å forflytte dem til 10, men å hjelpe dem å mestre de små tingene.

# 10. Hva kjenner du minst til når det gjelder vår strategi og våre mål?
Medarbeidersamtale: Hva er strategien vår?
Hva er strategien vår?

Her er triste nyheter fra 2013: Forskere ved University of Technology in Sydneys spurte i en studie medarbeidere i 20 australske selskaper (som alle tydelige hadde formulert sine strategier internt og eksternt) om å velge sitt selskaps strategi fra en liste med seks valg. Bare 29% valgte riktige.

Mange bedrifter har ikke  en «tydelig og offentlig uttalt strategi.» De færreste virksomheter har dessverre hverken en tydelig eller offentlig uttalt strategi.  Denne undersøkelsen viser altså at 70% av organisasjonen din ikke har en anelse om hva du eller firmaet prøver å gjøre.

Sørg for å snakke om mål og strategi i alle én-til-én-samtaler du har det neste året. Det vil alle nyte godt av.

MEN, hva ville lederne ikke vite?

Den  spørsmålet færrest ledere stilte i medarbeidersamtalen var:

«Hvilken del av virksomheten vil du lære mer om?»

Det er mange måter å tolke dette på: Unngår ledere å stille dette spørsmålet fordi det ikke er et problem? Skjuler ledere viss typer informasjon om virksomheten? Er de bekymret for at de ikke kjenner svaret selv? Hjelper det ikke ledere og medarbeidere i å nå sine umiddelbare mål?

Lykke til med medarbeidersamtalen!

Workshop og foredrag om begeistringsledelse med Jon Morten Melhus? Les mer her. 

Her finner du 25 nokså viltre spørsmål du kan stille ved ansettelsesintervjuer.

Les også

Total makeover før konferansier-jobb Før jeg gikk på scenen foran 100 deltagere på Landskonferansen for Norske frisør- og velværebedrifter (NFVB), ble jeg invitert til en total makeover. ...
Velykket lansering av fotballboken «Fiks fotballen» 31.10. på Scotsman FIKS FOTBALLEN ble lansert til fullt hus onsdag 31. oktober kl 18.00, på fotballpuben The Scotsman i  Oslo. "Drillo", Arne Scheie, U21-landslagssjef ...
FIKS FOTBALLEN – årets bok til alle som er glad i fotball Gjør ikke klubben din det bra nok? Da jobber den sannsynligvis feil. I «Fiks fotballen» finner du svaret på hvordan norske fotballklubber og landslag...
Planlegger dere kjedelige medarbeidersamlinger? Prøv å behandle kollegene dine som kunder, ikke som ektefeller...   https://youtu.be/_TmisDw8Nbk
Dummere med dunkelt lys? “Dim lights are producing dimwits” – Joel Soler, American psychologist Foretrekker du at et svakt opplyst kontor  fremfor en godt opplyst arbeidspl...
Hva i alle verden har papegøyer å gjøre med kunnskap og ledelse? Jeg har lenge vurdert å kjøpe en papegøye, så her forleden gikk jeg til en dyrebutikk som hadde et godt utvalg av arten. Rett innenfor døren satt en...
Det aller viktigste for at teamet skal fungere? Google gjorde en grundig analyse: Hva gjør et Google-team effektivt? I løpet av to år gjennomført en avdeling i Google People Operations  mer enn 200...
Ikke vær resultatorientert! Det er ikke lurt å være altfor resultatorientert. Det er nemlig prosessen for å nå målet er viktig, og resultatet kommer som et resultat av hva vi gjø...
Måkeledere og sure medarbeidere: Bruk furtekontoret Ingen virksomheter trenger måkeledere: En sjef som flyr inn, skiter og flyr ut igjen Jon Morten Melhus er siviløkonomen og stand-up-komikeren som er...
Tøffe og travle dager? Føler deg ubegeistret? Trenger påfyll? Sørg for å ha begeistrende ledere og engasjerte kolleger. Det er ikke så vanskelig, men det krever bevissthet – og kanskje en påminnelse ! https...